Plener daje organizatorowi dużą swobodę, ale pogoda i problemy techniczne potrafią zmienić plan w ostatniej chwili. Dlatego plan awaryjny na festyn warto przygotować jeszcze przed rezerwacją stanowisk, a nie dopiero po pojawieniu się niekorzystnej prognozy.
Dotyczy to szczególnie urządzeń elektrycznych i punktów przygotowywania jedzenia. Przy piknikach i festynach trzeba ustalić, kiedy atrakcje mogą działać, kiedy należy je przenieść, a kiedy bezpieczniej wstrzymać pracę.
Zacznij od trzech scenariuszy
Nie wystarczy ogólna deklaracja „w razie deszczu coś wymyślimy”. Przygotuj osobne warianty działania.
- Lekki deszcz: sprawdź, czy sprzęt może pracować pod przewidzianą osłoną i czy kolejka ma bezpieczne miejsce.
- Silny wiatr lub gwałtowne zjawiska: wskaż osobę decydującą o wstrzymaniu atrakcji i sposób poinformowania gości.
- Brak zasilania: ustal, które strefy staną, kto kontaktuje się z techniką i czy istnieje zatwierdzona alternatywa.
Próg wstrzymania pracy nie powinien być zgadywany. Uwzględnij zalecenia producentów urządzeń, wymagania wykonawców oraz decyzje osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo wydarzenia.
Deszcz: sprawdź podłoże i dojazd
Opady wpływają nie tylko na uczestników. Mogą utrudnić wniesienie sprzętu, pracę przy stanowisku, podejście do kolejki i transport po terenie. Warto wcześniej wyznaczyć utwardzoną drogę dostępu oraz miejsce, w którym nie będzie zalegała woda.
Nie zakładaj, że zwykły namiot zawsze wystarczy do ochrony każdego urządzenia. Osłona i instalacje muszą odpowiadać warunkom użytkowania sprzętu, a organizator powinien to uzgodnić z wykonawcą.
Wiatr: liczy się stabilność i bezpieczeństwo
Przy silniejszych podmuchach zagrożone mogą być lekkie elementy dekoracyjne, oznaczenia i tymczasowe zadaszenia. Ustal wcześniej, kto odpowiada za ich prawidłowe mocowanie i usunięcie w razie pogorszenia warunków.
Jeśli podczas imprezy pojawiają się ostrzeżenia pogodowe, organizator powinien na bieżąco monitorować sytuację i stosować przyjęte procedury. Priorytetem jest bezpieczeństwo ludzi, nie utrzymanie atrakcji za wszelką cenę.
Problemy z prądem: przygotuj procedurę, nie prowizorkę
Przed imprezą zbierz od wykonawców wymagania dotyczące zasilania i przekaż je osobie odpowiedzialnej za instalację. Zaplanuj bezpieczne prowadzenie przewodów, ochronę przed wilgocią i dostęp do wyłączników.
Nie podłączaj urządzeń przypadkowymi przedłużaczami ani nie uruchamiaj samodzielnie rozwiązań zastępczych bez oceny technicznej. Jeśli zasilanie przestaje działać, strefa powinna wstrzymać pracę do czasu usunięcia problemu przez uprawnioną osobę.
Co powinno znaleźć się w umowie z wykonawcą?
- Wymagania dla miejsca, zadaszenia i zasilania.
- Godziny montażu i możliwość zmiany lokalizacji.
- Zasady działania przy opadach, wietrze i przerwie technicznej.
- Sposób rozliczenia skrócenia lub odwołania usługi.
- Osoby kontaktowe oraz czas, w którym podejmowana jest decyzja.
Komunikacja z uczestnikami
Jeśli trzeba przerwać pracę stanowiska popcornu lub waty cukrowej, umieść czytelną informację o przyczynie i dalszych decyzjach. Goście nie powinni samodzielnie domyślać się, czy atrakcja zostanie wznowiona.
O wyborze stref dla pleneru przeczytasz w artykule jak zaplanować atrakcje na festyn. Przed rezerwacją podaj warunki lokalizacji w zapytaniu do LASAK EVENTS, aby możliwe było omówienie planu organizacyjnego.
